Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterin pitäjä

Suomen Aikuisneurologinen Fysioterapiayhdistys, SANFY ry
Purjetie 10 A 26, 00960 Helsinki
050 5219489
t.pihlajamaki(at) elisanet.fi

Yhteyshenkilö

Ulla Heinonen
Tenavatien 6, 00760 Helsinki
s- posti: ulla.heinonen(at)hus.fi
puh. 040-5756226

Rekisterin nimi

Suomen Aikuisneurologinen Fysioterapiayhdistys ry:n jäsenrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään jäsenyysasioiden hoitamiseen, jäsenmaksujen laskutukseen ja yhdistysasioista tiedottamiseen sekä yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ja koulutuksiin liittyvään yhteydenpitoon. Yhdistyslaki (503/1989) velvoittaa ylläpitämään jäsenluetteloa.

Suomen Aikuisneurologinen Fysioterapiayhdistys ry on Suomen Fysioterapeutit – Finlands Fysioterapeuter ry:n yhteisöjäsen. Suomen Fysioterapeutit hoitaa yhteisöjäsentensä jäsenrekisterien ylläpitämisen keskitetysti niiden jäsenten osalta, joiden jäsenyys liittoon muotoutuu yhteisöjäsenyhdistysten kautta. Suomen Aikuisneurologisella Fysioterapiayhdistyksellä on myös kaksoisjäseniä, jotka eivät kuulu yhdistyksen kautta liittoon. Näiden jäsenten tietoja ylläpidetään yhdistyksen omassa jäsenluettelossa, jota hoitaa yhdistyksen jäsensihteeri.

Rekisterin sisältämät tietotyypit

Jäsenrekisterin tietosisällöt niiden jäsenten osalta, joiden rekisteröinnin hoitaa Suomen Fysioterapeutit:

1. Sukunimi
2. Etunimet
3. Henkilötunnus
4. Postiosoite
5. Sähköpostiosoitteet
6. Puhelinnumerot
7. Jäsenyyden alkamispäivämäärä
8. Suomen Fysioterapeuttien yhteisöjäsenen jäsenyystieto (jos jäsenyys liittoon muodostuu yhteisöjäsenen kautta)
9. Jäsenlaji
10. Jäsennumero
11. Äidinkieli
12. Jäsenmaksutiedot
13. Markkinointikiellot
14. Työpaikkatiedot (työnantaja ja tämän yhteystiedot) ja tieto mahdollisesta työehtosopimuksesta, jota työsuhteessa noudatetaan
15. Tieto työttömyyskassan jäsenyydestä
16. Tieto luottamustehtävistä liitossa/yhteisöjäsenyhdistyksissä
17. Tieto oppilaitoksesta, jossa suoritta fysioterapeutin perustutkintoa ja arvioitu valmistumisajankohta

Jäsenrekisterin tietosisällöt niiden jäsenten osalta, joiden rekisteröinnin hoitaa Suomen Aikuisneurologinen Fysioterapiayhdistys ry:

1.      Sukunimi

2.      Etunimi (Etunimet)

3.      Henkilötunnus / Syntymäaika (Suomen Fysioterapeutit ry:n jäsenyyden tarkistamista varten)

4.      Postiosoite

5.      Sähköpostiosoite

6.      Puhelinnumero(t)

7.      Jäsenmaksutiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot on saatu pääsääntöisesti jäsenten itsensä ilmoittamina. Tietoja kerätään sekä sähköisen että postitettavan jäsenhakemuslomakkeen välityksellä. Yhteystietoja päivitetään automaattisesti Postin osoitepalvelun kautta. Suomen Fysioterapeuttien ylläpitämään rekisteriin kirjatuilla jäsenillä on mahdollisuus itse hallinnoida perustietojaan jäsenrekisterin verkkopalvelun (eAsiointi) kautta. Palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Omia jäsentietoja on mahdollista täydentää ja päivittää myös ottamalla yhteyttä liiton toimistoon puhelimitse, sähköpostitse tai kirjeitse. Sähköpostiliikenteessä käytetään Suomen Turvaposti Oy:n suojausta silloin, kun viestit sisältävät luottamuksellisia tietoja.

Suomen Aikuisneurologisen Fysioterapiayhdistyksen itse ylläpitämään rekisteriin kirjatut jäsenet voivat täydentää ja päivittää tietojaan ottamalla yhteyttä yhdistyksen jäsensihteeriin.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jäsenten tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille lukuun ottamatta seuraavia tahoja:

1.      Vakuutusyhtiö Turva, jolle luovutetaan jäsenyystietoja jäsenetuvakuutusten vuoksi (koskee Suomen Fysioterapeuttien rekisteriin kirjattuja jäseniä).

2.      Painotalo PunaMusta, jolle luovutetaan jäsenten osoitetiedot Fysioterapia-lehden postitusta varten (koskee Suomen Fysioterapeuttien rekisteriin kirjattuja jäseniä). Osoitelistoja voidaan luovuttaa myös muille paino-/postitusyrityksille, jotka hoitavat jäsenyyteen liittyvien kirjeiden postitusta. 

3.      Jäsenmaksutietoja luovutetaan verottajalle koneellisesti jäsenmaksujen vähennyskelpoisuuden toteutumiseksi (koskee Suomen Fysioterapeuttien rekisteriin kirjattuja jäseniä).

4.      Terveydenhuoltoalan työttömyyskassa (koskee niitä jäseniä, jotka liittyvät kassaan liiton kautta).

5.      Paikalliset luottamusmiehet, jotka saavat liitosta tietoa edustettavistaan.

Tämän lisäksi Suomen Aikuisneurologinen Fysioterapiayhdistys ry luovuttaa uusien jäsenten tiedot Suomen Fysioterapeuteille yhdistyksen sääntöjen määräämän liittojäsenyyden tarkistamista varten.

Rekisteritietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Suomen Fysioterapeuttien hallinnassa oleva manuaalinen aineisto säilytetään niille varatuissa tiloissa suljettujen kulkureittien takana. Jäsentietojen käsittelystä vastaava toimihenkilö vastaa paperidokumenttien arkistoimisesta ja tuhoamisesta.

Suomen Fysioterapeuttien ylläpitämän jäsenrekisterin tietojen tallennukseen ja hallintaan on käytetty ulkopuolisen palveluntarjoajan (YAP Solutions Oy) jäsenrekisterijärjestelmää, verkkopalvelua ja konesaliratkaisuja. Tila täyttää Viestintäviraston korkeimmat luokitusvaatimukset. Jäsentietojen käsittely hoidetaan Suomen Fysioterapeutit ry:n toimesta ja Suomen Aikuisneurologisella Fysioterapiayhdistyksellä on tietoihin rajoitetut katselu- ja käsittelyoikeudet. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterin sisältämiä tietoja pääsevät tarkastelemaan vain ne Suomen Fysioterapeuttien ja Suomen Aikuisneurologisen Fysioterapiayhdistyksen toimi- ja luottamushenkilöt, joilla on siihen työnsä tai asemansa puolesta perusteltu oikeus.

Suomen Aikuisneurologinen Fysioterapiayhdistys käsittelee henkilötietoja myös omilla tietokoneillaan. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien luottamus- ja/tai toimihenkilöiden tietokoneet on suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla ja tietoturvaohjelmistoilla. Henkilötietojen käsittelyyn ovat oikeutettuja vain ne yhdistyksen luottamus- ja/tai toimihenkilöt, joilla on työnsä puolesta perusteltu oikeus käsitellä jäsentietoja.

Yhdistyksen itse säilyttämä manuaalinen aineisto koostuu seuraavista:

1.      Jäsenluettelo

2.      Tapahtuma- ja koulutusilmoittautumiset

3.      Laskutus ja maksutiedot

4.      Muut yhdistyksen toimintaan liittyvät henkilöluettelot

5.      Kannattajajäsenluettelo

6.      Uudet ja Eronneet kannattajajäsenet

7.      Uudet ja Eronneet jäsenet

Aineisto säilytetään lukitussa tilassa turvakoodien takana.

Tarkastusoikeus

Jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot sekä saada niistä kopio pyydettäessä (Henkilötietolaki 26 §). Tietojen tarkastaminen on maksutonta. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti Suomen Fysioterapeuttien jäsenrekisterin yhteyshenkilölle tai yhdistyksen jäsensihteerille (ks. yhteystiedot asiakirjan alussa).

Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjä korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Jäsentietoja säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeen niissä puitteissa, kuin muu lainsäädäntö (esim. yhdistyslaki, kirjanpitolaki) ja esimerkiksi jäsenetuvakuutusten ehdot edellyttävät.